Casi ocho de cada 10 empresas en México siguen administrando su operación en hojas de cálculo. Así lo encontró el estudio "Impacto de las plataformas digitales en la gestión empresarial", elaborado por la Asociación de Emprendedores de México (ASEM) y Siigo Aspel con 542 empresas encuestadas en los 32 estados: 76.3% usa Excel para sus procesos administrativos, mientras que solo 22.3% tiene software contable, 17.9% un sistema ERP, 13% software de inventario y 28.8% un CRM para gestionar clientes. No es que las empresas no sepan que existen otras opciones. Es que Excel funciona lo suficientemente bien, hasta que deja de hacerlo.
¿Dónde empieza a fallar?
Una hoja de cálculo hace bien su trabajo cuando una sola persona la controla y el negocio es chico. El problema aparece cuando más gente empieza a tocar el mismo archivo: alguien guarda una versión distinta, otro corrige un número sin avisar, y nadie está seguro de cuál hoja es la más actualizada. Nada de esto se nota de inmediato. Se nota cuando ya generó una decisión mal tomada, un pedido duplicado o un cliente que se quedó sin respuesta porque la información vivía en la computadora de alguien que ese día no estaba en la oficina. Ese punto de quiebre no llega igual para todas las empresas. Llega cuando el negocio empieza a crecer.
La brecha crece entre más chica es la empresa
Con datos de los Censos Económicos 2023 de INEGI, el 94.5% de las grandes empresas en México usó computadora ese año, cifra que baja a 92.8% en medianas, 86.2% en pequeñas, y cae hasta 22.3% en microempresas. Entre más chico el negocio, más probable que Excel, o incluso el papel, siga siendo la única herramienta con la que se administra la operación completa.
Esto tiene sentido: cuando un negocio es pequeño, montar un sistema de gestión formal puede sentirse como una inversión que todavía no se justifica. El riesgo es que esa misma lógica se quede sin revisar años después, cuando el negocio ya creció, pero la forma de administrarlo se quedó exactamente igual.
Es un patrón que se repite seguido: una empresa que hace cinco años tenía un local y hoy tiene tres, que antes vendía solo en mostrador y ahora también por WhatsApp y redes sociales, pero que sigue llevando el inventario y las ventas en el mismo archivo de Excel que armó cuando apenas empezaba. El archivo no cambió, el negocio sí.
¿Qué significa realmente "estar preparado"?
Estar preparado para dejar el Excel no es una cuestión de tamaño, sino de reconocer las señales: cuando dos personas ya no pueden trabajar sobre el mismo archivo sin pisarse, cuando armar un reporte toma más tiempo que la decisión que ese reporte debería informar, cuando alguien se va de vacaciones y una parte de la operación se detiene porque solo esa persona sabía dónde estaba la información, o cuando abrir tres archivos distintos para saber cuánto se vendió esta semana ya se volvió parte de la rutina, en vez de una excepción.
Ahí es donde un sistema de gestión, un ERP, deja de ser un lujo y se vuelve la herramienta lógica: no porque reemplace lo que ya funciona, sino porque conecta lo que hasta ahora estaba disperso en archivos sueltos, y hace visible en tiempo real lo que antes solo se sabía hasta fin de mes.
Reconocer en qué momento una empresa llegó a ese punto, y qué tan lista está para dar el siguiente paso sin perder lo que ya construyó, es justo la conversación que en Novu Central tenemos todos los días con negocios mexicanos que están pasando por esto.